Адміністратор

Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інструкції та інші нормативні документи і керівні матеріали, які стосуються організації підприємства; організацію і зміст роботи керівника; організаційну структуру управління підприємства; права і обов’язки працівників, режим їх роботи; технологію управління персоналом підприємства; правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів; правила користування технічним засобами оброблення документів, усної та письмової документації, основи комп’ютерних інформаційних технологій; технологічні процеси оброблення інформації; стандарти систем організаційно-розпорядчої документації; ділову українську мову та іноземну мову за професійним спрямуванням, асортимент послуг, що реалізуються; основи маркетингу; принцип планування і оформлення приміщень, вітрин, організація реклами; основи естетики, етики, психології і обслуговування відвідувачів, основи галузевої економіки, економічні досягнення для успішного виконання знань і обов’язків, організації праці і управління; основи трудового законодавства; правила внутрішнього трудового розпорядку.

Повинен уміти: забезпечувати роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів, створювати для них комфортні умови; здійснювати контроль за збереженням матеріальних цінностей; консультувати відвідувачів з питань наявних послуг; вживати заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій; розглядати претензії, пов’язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, і вживати відповідних організаційно-технічних заходів; здійснювати контроль за раціональним оформленням приміщень, стежити за оновленням і станом реклами у приміщеннях і на будівлі; забезпечувати чистоту і порядок в приміщеннях і на прилеглих до них територіях; контролювати додержання робітниками підприємства, установи, організації трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії і гігієни, протипожежного захисту; інформувати керівництво підприємства, про наявні недоліки в організації обслуговування відвідувачів, вживати заходів щодо їх ліквідації, здійснювати контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.

 Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

 Повинен знати: постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і  ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис; правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення  документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики і естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці і управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права і законодавства про працю.

Повинен уміти: виконувати функції, що включають організаційне-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. Приймати кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передавати її, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи. Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки. Приймати документи і особисті заяви підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Стежити за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання.  Організовувати проведення телефонних переговорів керівника, записувати за його відсутності одержану інформацію і доводити до його відома її зміст, передавати і приймати інформацію на приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводити до його відома інформацію, одержану каналами зв’язку. За дорученням керівника складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник, вести і оформляти протоколи засідань і нарад. Здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Вести контрольно-реєстраційну картотеку. Забезпечувати робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови, що сприяють його ефективній роботі. Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи. Організовувати приймання відвідувачів. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечувати їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Копіювати документи на ксероксі. 

 Обліковець з реєстрації бухгалтерських даних

 Повинен знати: нормативні, методичні та інші інструктивні матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності; основи облікової політики, систему регістрів бухгалтерського обліку, порядок і способи реєстрації інформації, правила документообороту і технологію оброблення облікової інформації на підприємстві; систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю.

Повинен уміти: перевіряти одержані первинні документи за формою та змістом, у разі відсутності на них обов’язкових реквізитів передає їх керівнику підрозділу (відділу, управління) бухгалтерського обліку для прийняття рішення. Систематизувати одержані первинні документи, переносити інформацію, відображену в цих документах, у потрібному аналітичному розрізі у відомості (допоміжні відомості, аркуші розшифровки), виводити підсумки цифрової інформації у цих документах за її видами, напрямами та періодами. На документах, дані яких включені бухгалтером до облікових регістрів, зазначати номер відповідних облікових регістрів і порядкові номери запису в них (номер рядка). Готувати проміжні розрахунки, необхідні для здійснення обліку господарських операцій, та подавати їх до розгляду. Готувати дані та форми документів для розрахункових операцій. Вносити записи в журнали обліку бланків суворої звітності, цінних паперів тощо. Здійснювати реєстрацію документів бухгалтерського обліку, які надходять до підрозділу (відділу, управління). Комплектує в хронологічному порядку документи після їх оброблення, нумерувати аркуші, складати внутрішній опис документів, засвідчувальний напис справи, підшивати або оправляти, оформлювати обкладинку (титульний лист). Передавати до зберігання або вести формування, систематизацію та зберігання справ у структурному підрозділі.