Мова
uk Ukrainian

ДНЗ "Київський професійний коледж з посиленою військовою та фізичною підготовкою"

30.10.2018

Офіс-адміністратор

Завдання та обов’язки: забезпечує адміністративну підтримку роботи керівника підприємства (установи, організації) й належне ведення та організацію роботи із офіційними документами. Виконує операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подавання інформації для підготовки і прийняття рішень. Організовує кадрове діловодство, веде документацію первинного обліку. Працює з програмним забезпеченням, автоматизованими системами, базами даних, використовує мережу Інтернет (інформаційно-пошукові системи, електронну пошту тощо). Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і своєчасно доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми. Узагальнює та накопичує інформаційні матеріали, що надходять на адресу керівника. Погоджує робочий розклад керівника. Здійснює контроль за виконанням рішень керівника підприємства, що взяті на контроль. Планує зустрічі, конференції, ділові презентації. Бере участь в організації та проведенні корпоративних нарад та засідань. Здійснює організацію відряджень та інших поїздок персоналу. Бере участь в упровадженні системи взаємозв’язків (забезпечує координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства (установи, організації) – і керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, взаємовідносин керівника підприємства із представниками інших підприємств (установ, організацій), партнерами, конкурентами та клієнтами. Забезпечує рішення усіх організаційних питань, що пов’язані з участю керівника в громадських та інших публічних заходах. Забезпечує роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів, вживає заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій. Бере участь у оформленні офісного (службового) приміщення, внутрішнього дизайну і декору, у оформленні рекламних матеріалів. Подає пропозиції щодо організації робочого місця керівника підприємства, вживає заходів щодо належного функціонування організаційної техніки офісу.

Повинен знати: основи адміністративного, господарського та трудового права; нормативні, методичні та інші керівні документи, що регулюють діяльність підприємства; організацію та ведення діловодства; положення, інструкції та інші матеріали з розробки управлінської, організаційної, технічної та інших видів документації; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; зарубіжний досвід у відповідній галузі діяльності та у сфері діловодства; основи економіки, організації праці, виробництва, організаційну, виробничу й соціальну структуру, особовий склад керівних працівників підприємства; правила ділового спілкування та етикету; основи психології спілкування, етики професійних відносин; архівну справу; машинопис; основи організації праці і управління; режим їх роботи; правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів; асортимент послуг, що реалізуються; основи кадрового менеджменту; основні принципи планування і оформлення приміщень, вітрин, організації рекламних заходів; правила обслуговування відвідувачів; забезпечувати роботу з ефективного і культурного обслуговування відвідувачів; створювати для них комфортні умови; здійснювати контроль за збереженням матеріальних цінностей; консультувати відвідувачів з питань наявних послуг; розглядати претензії, пов’язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, і вживати відповідних організаційно-технічних заходів; здійснювати контроль за раціональним оформленням приміщень, стежити за оновленням і станом реклами у приміщеннях і на будівлі; забезпечувати чистоту і порядок в приміщеннях і на прилеглих до них територіях; контролювати додержання робітниками підприємства, установи, організації трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, вимог виробничої санітарії і гігієни, протипожежного захисту; інформувати керівництво підприємства, про наявні недоліки в організації обслуговування відвідувачів, вживати заходів щодо їх ліквідації, здійснювати контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.

 





Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: